ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING SUCURSAL COLOMBIA

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Octubre 2013

1. Principios generales y postulados

La empresa ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING, S.L., SUCURSAL COLOMBIA, identificada con el NIT 900362218-6, en adelante “LA EMPRESA”, garantiza la protección de derechos fundamentales como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, y la imagen de las personas. Con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las financieras, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal, ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING, SUCURSAL COLOMBIA, como responsable del tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

2. Marco legal

Estas políticas se desarrollan y aplican teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas aplicables.

3. Definiciones

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y la protección de datos personales.

4. Principios específicos

LA EMPRESA aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

5. Dato sensible.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación policita, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

5.1 Tratamiento de datos sensibles:

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

5.2 Autorización del titular.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos personales sensibles se requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objetivo de consulta y verificación posterior.

6. Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

7. Deberes de la EMPRESA como responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

La empresa ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING, SL, SUCURSAL COLOMBIA, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

8. Registro Nacional de bases de datos.

La empresa ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING, SL, SUCURSAL COLOMBIA, se reserva en los eventos contemplados en la ley y sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencialidad de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho de la autonomía Empresarial.

La empresa ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING, SL, SUCURSAL COLOMBIA, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNDB) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas al Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

9. Autorizaciones y consentimiento.

La recolección, almacenamiento, uso, o supresión de datos personales por parte de La empresa ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING, SL, SUCURSAL COLOMBIA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

9.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o e incluso mediante autorización verbal grabada o cualquier medio tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por LA EMPRESA y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

9.2 Prueba de la autorización:

LA EMPRESA utilizará los mecanismos con los que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

9.3 Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

10. Aviso de privacidad:

El Aviso de la Privacidad es la comunicación verbal o documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y a las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

10.1. Alcance y Contenido del Aviso de Privacidad

El aviso de Privacidad, como mínimo deberá tener la siguiente información:

11. Prerrogativas y demás derechos de los titulares de la información.

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

12. Deberes de LA EMPRESA en relación con el tratamiento de los datos personales.

LA EMPRESA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en toda caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

13. Garantías del Derecho de Acceso.

LA EMPRESA garantizará a los titulares el derecho de acceso a su información personal cuando, previa acreditación de la identidad del titular o legitimidad e identidad de su representante, cuando así lo soliciten. Se dispondrán de medios ágiles como los medios electrónicos para este fin. El acceso a los datos personales por parte de los titulares será gratuito, sin perjuicio de las limitaciones a las que se refiere el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

14. Consultas.

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, LA EMPRESA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA EMPRESA garantiza:

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

15. Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la in formación contenida en una base de datos deber ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierten el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 22 del presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de LA EMPRESA.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

16. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal de LA EMPRESA, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los Derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA EMPRESA señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

17. Rectificación y actualización de datos.

LA EMPRESA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

LA EMPRESA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que consideren pertinentes.

LA EMPRESA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se podrán a disposición de los interesados en la página web.

18. Supresión de datos.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA EMPRESA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

19. Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Pare ello, LA EMPRESA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que LA EMPRESA deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

20. Seguridad de la información y medidas de seguridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

21. Utilización y finalidad del tratamiento de datos personales

El tratamiento de los datos personales que recolecte LA EMPRESA tendrá las siguientes finalidades:

Administrativas: Atención de requerimientos de autoridades; mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero de las bases de datos.

Laborales: manejo de nómina, procesos de admisión y selección de personal de LA EMPRESA o de terceros; vinculación al sistema de seguridad social; y cualquier otro uso que se considere necesario para dar cumplimiento a la ley y a las obligaciones de carácter laboral.

Comerciales, contractuales y financieros: procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, proveedores y clientes de LA EMPRESA; lograr una eficiente comunicación con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo de los proyectos de LA EMPRESA; validación de la vinculación al sistema de seguridad social; manejo y envío de comunicaciones con fines informativos o de mercadeo; llamadas; información sobre la celebración de alianzas; y con fines estadísticos.

22. Transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de LA EMPRESA.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con LA EMPRESA.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, LA EMPRESA tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con LA EMPRESA y solamente mientras está dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

LA EMPRESA también puede intercambiar Información Personal con las autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria o fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores , abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado en virtud de la ley, de requerimiento administrativo o judicial, o para el cumplimiento de las presentes políticas de tratamiento de datos personales.

23. Función de protección de datos personales al interior de LA EMPRESA

ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING, SL, SUCURSAL COLOMBIA designa a la oficina de Pereira (Risaralda), departamento técnico, o a la dependencia que haga sus veces, como el responsable que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionada encargada del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre la protección de datos personales. En el evento en que y usted considere que LA EMPRESA de un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada y dirigida a ACCIONES Y SERVICIOS DE TELEMARKETING, SL, SUCURSAL COLOMBIA, dirección: Carrera 7, No 156 68 Of 25 01, Pereira. Correo electrónico: habeasdata@grupoast.com, teléfono 5763400306.

24. VIGENCIA

El presente manual rige a partir del veintitrés (23) de octubre de 2013 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en LA EMPRESA.